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Richtlinien zur Führung der Niederschriften über Kirchenvorstandssitzungen

vom 9. Juli 2013

KABl. S. 98

Das Landeskirchenamt hat in seiner Sitzung am 9. Juli 2013 gemäß Artikel 139 Absatz 1 Buchstabe g) der Grundordnung in Verbindung mit § 15 Absatz 1 der Geschäftsordnung für die Kirchenvorstände die folgenden Richtlinien erlassen:
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§ 1

Über die Ergebnisse der Verhandlungen des Kirchenvorstandes ist jeweils eine Niederschrift im Verhandlungsbuch zu führen (Artikel 31 Abs.1 Grundordnung).
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§ 2

( 1 ) 1 Das Verhandlungsbuch des Kirchenvorstands ist in gebundener Form oder als Lose-Blatt-Buch zu führen. 2 Die Seiten sind fortlaufend zu nummerieren. 3 Die einzelnen Niederschriften sind mit fortlaufenden Nummern zu versehen.
( 2 ) 1 Bei Führung als Lose-Blatt-Buch müssen die Niederschriften spätestens am Ende der Amtszeit des Kirchenvorstandes fest eingebunden werden; dabei hat die geschäftsführende Pfarrerin oder der geschäftsführende Pfarrer eine schriftliche Erklärung über die Vollständigkeit der Niederschriften abzugeben. 2 Bis zur Einbindung sind die Niederschriften vor Verlust und vor unbefugter Einsichtnahme geschützt aufzubewahren.
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§ 3

1 Der Kirchenvorstand kann eine ständige Protokollführerin oder einen ständigen Protokollführer aus seiner Mitte bestellen. 2 Er kann während seiner Amtszeit jederzeit eine neue Protokollführerin oder einen neuen Protokollführer bestellen.
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§ 4

1 Die Niederschriften können handschriftlich oder in gedruckter Form erstellt werden. 2 Es müssen alterungsbeständiges Papier und dokumentenechte Schreibmittel verwendet werden.
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§ 5

( 1 ) In die Niederschrift sind aufzunehmen
  1. Ort und Datum der Sitzung,
  2. Beginn und Ende der Sitzung,
  3. die Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung,
  4. die Namen der zur Sitzung Erschienen,
  5. der Nachweis der Beschlussfähigkeit,
  6. der Wortlaut der Beschlüsse,
  7. bei Wahlen die Form der Wahl (mit Stimmzetteln oder durch Handaufheben) und die auf die einzelnen Kandidaten entfallenen Stimmen,
  8. bei Abstimmungen das Stimmenverhältnis, wenn es vorgeschrieben ist oder von einem Mitglied des Kirchenvorstands im Einzelfall verlangt wird, sowie gegebenenfalls die Form der geheimen Abstimmung,
  9. gegebenenfalls die Feststellung der Einhaltung der Bestimmungen über die Anwesenheit von am Verhandlungsgegenstand persönlich Beteiligten (Artikel 29 Absatz 7 Grundordnung),
  10. der Vermerk „vorgelesen, genehmigt und unterschrieben“ mit den erforderlichen Unterschriften.
( 2 ) 1 Der Gang der Beratungen und die Begründung von Beschlüssen können in die Niederschrift aufgenommen werden. 2 Auf Verlangen eines Mitglieds des Kirchenvorstands ist dessen abweichende Meinung unter Namensnennung zu vermerken.
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§ 6

Die Niederschrift ist spätestens in der nächsten Sitzung vom Kirchenvorstand zu genehmigen und von der oder dem Vorsitzenden, die oder der die Sitzung ganz oder im Wesentlichen geleitet hat, und zwei weiteren Mitgliedern, die an der Sitzung teilgenommen haben, zu unterschreiben.
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§ 7

( 1 ) 1 Die stimmberechtigten Mitglieder des Kirchenvorstands haben das Recht, die Niederschriften des Kirchenvorstands und seiner Ausschüsse persönlich einzusehen. 2 Dieses Recht besteht über die Amtszeit hinaus fort, sofern es sich um Niederschriften über Sitzungen handelt, an denen das frühere Kirchenvorstandsmitglied teilgenommen hat. 3 Die Verpflichtung zur Verschwiegenheit (Artikel 29 Absatz 3 Grundordnung) bleibt unberührt.
( 2 ) 1 Der Kirchenvorstand kann beschließen, dass seine stimmberechtigten Mitglieder Abschriften der Niederschriften erhalten. 2 Auf dem Weg der elektronischen Kommunikation dürfen den Kirchenvorstandsmitgliedern die Abschriften nur in verschlüsselter Form übermittelt werden. 3 Die Abschriften sind vor unbefugter Einsichtnahme geschützt aufzubewahren und beim Ausscheiden aus dem Kirchenvorstand zu vernichten, elektronische Dateien zu löschen.
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§ 8

Die datenschutzrechtlichen Bestimmungen sind zu beachten.
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§ 9

Die vorstehenden Vorschriften gelten auch für Ausschüsse, denen der Kirchenvorstand Entscheidungen zugewiesen hat (Artikel 30 Absatz 2 Grundordnung).
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§ 10

Diese Richtlinien treten am 1. Oktober 2013 in Kraft